Módulo de Faturação Electrónica

Wincode
2019-09-19 10:53

O que faz o módulo?

Este módulo assina os documentos com certificado digital, efetua a emissão, o envio por email e o controlo das faturas eletrónicas emitidas para os clientes, incorporado no programa de Gestão Administrativa Wincode, vem acrescentar uma inovadora forma de fazer documentos para clientes.

Já não será necessário imprimir, colocar em envelope e enviar ao seu cliente uma fatura ou outro qualquer documento em formato papel. Inova, acompanhando a legislação e tirando partido do tratamento digital dos documentos na organização da empresa.

A quem se destina?

A todos os clientes do programa de Gestão Administrativa da Wincode que pretendam efetuar faturas eletrónicas. Servirá também a todas as empresas que precisam de uma solução robusta e fiável, capaz de gerir os seus documentos em formato digital. Será obrigatório para as empresas que fornecem as entidades e organismos do Estado e no futuro próximo, será mesmo obrigatório para todas entidades.

Principais funcionalidades

• Gestão do certificado digital adquirido pelo cliente para assinar os documentos.
• Certificação e assinatura do documento e geração de ficheiro PDF assinado digitalmente para envio ao cliente.
• Marcação dos clientes que aceitam a emissão e envio de documentos em formato digital.
• Gestão separada dos documentos eletrónicos em opção própria para o efeito.
• Geração do ficheiro UBL estruturado em formato XML para que o cliente possa importar os dados do documento para o seu sistema.
• Gestão e envio por email do documento em PDF assinado e o ficheiro XML, de forma automática através do programa,
• Consulta e visualização dos documentos em PDF anexados automaticamente ao registo dos mesmo.
• Sincronização dos documentos para a área reservada do cliente para consulta.
• Área reservada do cliente melhorada, com opção própria para a gestão e consulta destes documentos.
• Integração com as novas dinâmicas de desenvolvimento, nomeadamente no WGADMIN.

Como posso implementar?

Passos necessários para implementar a faturação eletrónica:

• Aquisição de certificado digital para assinar os documentos (terá de ser adquirido a uma entidade emissora de certificados (Multicer, DigitalSign, Seres, etc.), normalmente tem validade de 1 ano, renovável, um custo anual +/- 125 a 140€ ano.
• Aquisição do módulo de Fatura Eletrónica Wincode, obriga a atualização para o WGADMIN, parte necessária à incorporação do módulo.
• Enviar um email ao cliente para informar/solicitar a autorização e não rejeição do envio dos documentos em formato digital.
• Ativação da área reservada cliente para consulta dos seus dados. (www.wportal.pt).
• Configurar na área reservada a opção de consultar os documentos, extratos, pendentes, etc. (https://www.wportal.pt/).
• Poderá eventualmente ser necessário efetuar proposta comercial de aquisição do módulo ou dos serviços, consulte-nos.

Quais as vantagens da Fatura Eletrónica?

São diversas as vantagens, para empresa emissora e para os clientes

• Fácil de arquivar e consultar os documentos.
• Maior comodidade e rapidez na entrega do documento ao cliente.
• Disponibilidade do documento em área reservada, para consulta, a qualquer hora.
• Privacidade, o documento chega ao email da pessoa responsável.
• Possibilidade de aviso através de mensagem SMS.
• Consulta online do histórico de todas as faturas.
• Redução dos custos na comunicação e nos tempos despendidos no processo.
• Responsabilidade ambiental, reduz consumo papel e o abate de árvores.
• Cumprir eventual obrigatoriedade legal e avanço no sentido da desmaterialização e digitalização, tantas vezes apontada como solução a adotar.
• Modernização dos métodos e procedimentos na orgânica da empresa.

Descrição detalhada das funcionalidades

O módulo de faturação eletrónica disponibiliza uma nova forma de imprimir os documentos elaborados pelo programa de Gestão Administrativa Wincode, após o documento ter sido elaborado, na fase de impressão o programa despoleta uma nova forma de imprimir o documento, em formato PDF com atribuição de assinatura de certificação com base em certificado digital, previamente adquirido pelo cliente e associado ao programa.

É disponibilizado ao operador um novo quadro para tratamento destes documentos. O programa vai distinguir os clientes e os tipos de documentos assinados ou a assinar com certificação digital, apresentando opções para assinar digitalmente, envio ao cliente do documento e eventualmente anexar o ficheiro XML UBL.2.1, verificar e consultar os anexos e PDF associados.

 Quadro principal do módulo de faturação eletrónica: